Эта ста­тья для тех, кто еже­днев­но стал­ки­ва­ет­ся с кучей задач и мыс­лей, кото­рые лезут со всех щелей. Напри­мер, посто­ян­но пишут кли­ен­ты, дру­гу что-то сроч­но надо, в голо­ве созре­ла сотая идея, мама попро­си­ла заехать в хим­чист­ку — и всё это поверх запла­ни­ро­ван­ных дел. В таком состо­я­нии есть боль­шая веро­ят­ность посто­ян­но нерв­ни­чать, обя­за­тель­но что-то забыть и к кон­цу дня пло­хо себя чувствовать.

Наш мозг не рези­но­вый, и пытать­ся хра­нить в себе тон­ны инфор­ма­ции — гиб­лое дело. Рас­ска­зы­ва­ем об одном из спо­со­бов, кото­рый помо­жет раз­гру­зить голову.

Чьи-то прось­бы, идеи, сооб­ще­ния, пла­ны, цели — это дела или же зада­чи. Их все нуж­но взять и куда-то записать. 

Для это­го выбе­ри­те удоб­ное место, кото­рое будет назы­вать­ся «инбокс» — короб­ка с вхо­дя­щи­ми. Это могут быть замет­ки в теле­фоне, блок­нот, сти­ке­ры, Excel-таб­лич­ка или какое-нибудь онлайн-при­ло­же­ние вро­де Notion. Запи­сав все зада­чи в одном месте, вы сде­ла­е­те пер­вый шаг к раз­груз­ке голо­вы от боль­шо­го коли­че­ства информации.

После того как вы запи­са­ли всё, что было в голо­ве, зада­чи из инбок­са нуж­но рассортировать.

Раз­гру­жать инбокс нуж­но еже­днев­но в кон­це рабо­че­го дня. Напри­мер, в пят­ни­цу утром вы сели и запи­са­ли все дела, кото­рые были в голо­ве. Вече­ром это­го же дня нуж­но будет уде­лить 1–2 часа, что­бы всё это рас­сор­ти­ро­вать. Сна­ча­ла будет нуд­но, так как в пер­вый раз инбокс навер­ня­ка будет состо­ять из сот­ни раз­ных задач, но даль­ше — про­ще и быст­рее. Со вре­ме­нем 10–15 минут ста­нет достаточно.

Зада­чи из инбок­са делим на 5 кате­го­рий, кото­рые идут друг за другом.

Если в инбокс попа­ла зада­ча, кото­рую к вече­ру вы счи­та­е­те стран­ной, бес­по­лез­ной или неле­пой — сра­зу выки­ды­вай­те. Напри­мер, утром вы захо­те­ли научить­ся выши­вать кре­сти­ком и зака­зать под это дело все рас­ход­ни­ки, а уже вече­ром поду­ма­ли, что это какая-то импуль­сив­ная дурость. Если через какое-то вре­мя сно­ва о ней вспом­ни­те, зане­се­те обрат­но в инбокс, а пока — сме­ло удаляйте.

Напри­мер, отве­тить дру­гу, кли­ен­ту, под­твер­дить какую-нибудь достав­ку и так далее. Их жела­тель­но сде­лать пря­мо во вре­мя раз­бо­ра инбок­са. Если сомне­ва­е­тесь, не уйдёт ли вре­ме­ни боль­ше — отло­жи­те на зав­тра. Основ­ная фиш­ка в том, что­бы зада­чу мож­но было сде­лать прак­ти­че­ски момен­таль­но и тем самым замет­но раз­гру­зить инбокс.

Пере­хо­дим к обыч­но­му пла­ни­ро­ва­нию — скла­ды­ва­ем то, чем вы соби­ра­е­тесь зани­мать­ся в тече­ние сле­ду­ю­ще­го дня. В основ­ном сюда вхо­дят важ­ные рабо­чие зада­чи, а так­же те дела, у кото­рых есть вре­мен­ные огра­ни­че­ния. Напри­мер, через два дня кли­ен­ту нуж­но отдать заказ, а вы его толь­ко нача­ли делать. Такая зада­ча важ­ная и сроч­ная, она сра­зу долж­на идти в план на день. 

Сле­ди­те, что­бы спи­сок дел не ока­зал­ся слиш­ком боль­шим: если у вас будет 800 задач, вряд ли вы всё сде­ла­е­те. Таки­ми спис­ка­ми очень лег­ко себя демо­ти­ви­ро­вать, посколь­ку начи­на­ет казать­ся, что это не спи­сок боль­шой, а вы недо­ста­точ­но продуктивный.

Те зада­чи, кото­рые нель­зя сде­лать за один день, но нуж­но завер­шить в тече­ние неде­ли. Ещё их назы­ва­ют про­ект­ны­ми, посколь­ку для выпол­не­ния тре­бу­ет­ся несколь­ко дей­ствий. Напри­мер, сде­лать ремонт в мастер­ской или сту­дии — это про­ект. Нуж­но сна­ча­ла выбрать и купить инстру­мен­ты, под­го­то­вить мастер­скую к ремон­ту, опо­ве­стить кли­ен­тов, что вы вре­мен­но не рабо­та­е­те и так далее. В таких зада­чах нуж­но подроб­но опи­сать все про­ме­жу­точ­ные дей­ствия, необ­хо­ди­мые для их выпол­не­ния, а затем посте­пен­но пере­тас­ки­вать по одной шту­ке в зада­чи на день.

Дела, кото­рые сто­ит либо вооб­ще не делать, либо в послед­нюю оче­редь, либо это что-то на сле­ду­ю­щий год. Напри­мер, поезд­ка на море, мас­шта­би­ро­ва­ние сво­е­го дела или пере­езд в дру­гой город. Сохра­няй­те здесь всё, что не име­ет зна­че­ния пря­мо сей­час, но вы это­го хоте­ли бы в буду­щем. Если со вре­ме­нем пере­ду­ма­е­те — удалите.

После того как все зада­чи рас­сор­ти­ро­ва­ны, вы со спо­кой­ной душой идё­те отды­хать, а с поне­дель­ни­ка начи­на­е­те рабо­тать исхо­дя из пла­на на день. 

Ста­рай­тесь делать так, что­бы в тече­ние дня не появ­ля­лись новые зада­чи, кото­рые вы запла­ни­ро­ва­ли вче­ра. Напри­мер, если на вас начи­на­ет извне давить какой-то Вася с чем-то сроч­ным, задай­те себе вопрос: «А мне это сроч­но?» Если нет, то Вася подо­ждёт до вече­ра — а пока про­сто запи­ши­те это в инбокс. Ана­ло­гич­но посту­пай­те и с вне­зап­ны­ми иде­я­ми. Толь­ко так ваш план на день не рас­пух­нет в 2 раза.

Понят­но, что не полу­чит­ся игно­ри­ро­вать абсо­лют­но все дела, кото­рые при­ле­та­ют извне. Есть шту­ки, кото­рые при­дёт­ся решать пря­мо сей­час. Напри­мер, маме очень надо, что­бы вы при­е­ха­ли, пото­му что у неё дома потоп. Или кли­ен­ту от вас нуж­но что-то пря­мо сей­час, и он готов запла­тить за это больше. 

Тут глав­ное, не отвле­кать­ся на всё под­ряд, а дей­стви­тель­но выби­рать, ради чего вы гото­вы ото­дви­нуть соб­ствен­ные планы.

Еже­днев­но, когда раз­гру­жа­е­те инбокс и сор­ти­ру­е­те зада­чи, смот­ри­те на то, что было сде­ла­но или не сде­ла­но из пла­на на день.

Если что-то ока­за­лось невы­пол­нен­ным — не кори­те и не ругай­те себя. Чаще все­го это точ­ка роста в пла­ни­ро­ва­нии или сиг­наль­чик о том, что пора пере­дох­нуть. Поста­рай­тесь разо­брать­ся в при­чине и по необ­хо­ди­мо­сти либо выкинь­те эту зада­чу, либо пере­не­си­те на сле­ду­ю­щий день, но пометь­те галоч­кой. Если такая зада­ча набе­рёт пять гало­чек, то либо сде­лай­те её в первую оче­редь и несмот­ря ни на что, либо кинь­те в зада­чи на «когда-нибудь», пусть поле­жит там до кон­ца месяца.

В послед­ний рабо­чий день неде­ли при раз­бо­ре инбок­са смот­ри­те на резуль­та­ты и пере­но­си­те остав­ши­е­ся дела на сле­ду­ю­щую неделю. 

Если в тече­ние неде­ли вы не выпол­ни­ли слиш­ком мно­го дел — поста­рай­тесь про­ана­ли­зи­ро­вать при­чи­ну слу­чив­ше­го­ся. Воз­мож­но, вы на себя слиш­ком мно­го берё­те и на сле­ду­ю­щей неде­ле сто­ит как-то под­кор­рек­ти­ро­вать план. Может быть, вы всё вре­мя отвле­ка­лись на того само­го Васю и пора бы ему сооб­щить про новый рас­по­ря­док. А может, вы про­сто не до кон­ца пони­ма­е­те, как оце­ни­вать вес сво­их же задач.

Так­же в кон­це неде­ли мы загля­ды­ва­ем в зада­чи на «когда-нибудь». Навер­ня­ка что-то из это­го спис­ка поте­ря­ло акту­аль­ность или, наобо­рот, вы захо­ти­те пере­не­сти какую-то зада­чу в план на неде­лю, так как реши­ли плот­но ей заняться.

Вре­мя гло­баль­ной реви­зии. Если види­те, что какая-то зада­ча лежа­ла и вы о ней даже не дума­ли — выкинь­те её. Вряд ли вы что-то от это­го поте­ря­е­те 🙂 Боль­шие про­ект­ные зада­чи раз­бей­те на малень­кие кусоч­ки так, что­бы каж­дую кон­крет­ную зада­чу вы мог­ли взять в план на неде­лю или даже на день.